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Six bonnes pratiques pour éviter d’être victime d’une arnaque

1. Former votre personnel

L’ensemble du personnel travaillant aux activités financières de votre entreprise doit être sensibilisé aux stratagèmes de fraude les plus courants. Il doit également être formé sur les procédures et contrôles mis en place afin d’être mieux outillé pour déceler toute demande suspecte.

2. Établir une procédure rigoureuse pour les virements bancaires

La procédure pour effectuer des virements bancaires doit être écrite et connue exclusivement des employés concernés.

  • Déterminez les personnes autorisées à effectuer des virements pour le compte de l’entreprise.
    • Établissez un processus de confirmation des demandes de virement (double autorisation).
    • Déterminez les montants de transaction autorisés pour chacune d’elle.
    • Faites autoriser la transaction par un supérieur hiérarchique lorsqu’elle est plus élevée que la limite autorisée.
  • Vérifiez systématiquement auprès du dirigeant lui-même, par un autre mode de communication que celui utilisé pour la requête, toute demande d’un « dirigeant » qui déroge aux procédures, particulièrement lorsqu’elle est de nature urgente ou si elle exige la plus grande discrétion.
  • Vérifiez régulièrement l’application du processus et sa bonne compréhension auprès du personnel concerné.

3. Faire des transactions de façon sécuritaire avec vos fournisseurs et vos clients

Les demandes de changement de coordonnées bancaires de vos fournisseurs et la réception de paiements trop élevés doivent faire l’objet d’une attention particulière.

  • Vérifiez tout changement de coordonnées bancaires de vos fournisseurs en communiquant avec eux aux numéros de téléphone figurant déjà à vos dossiers et non ceux fournis dans leur requête (ex. : courriel, message téléphonique).
  • Exigez le paiement exact des sommes qui vous sont dues; demandez un nouveau chèque pour le montant qui avait été convenu si celui qu’on vous a acheminé est trop élevé. Si possible, attendez avant d’expédier votre produit ou de fournir votre service.
  • S’il y a une réelle urgence, confirmez auprès de votre institution financière que le chèque est valide ou contactez l’émetteur de l’effet vous-même s’il est différent du client à qui vous devez expédier les biens (tiers payeur).

4. Choisir les informations diffusées au sujet de l’entreprise et de ses employés

Les fraudeurs utilisent toute l’information disponible sur l’entreprise, tant sur les sites Internet publics, comme celui du Registre des entreprises du Québec, que sur votre propre site. Ils rendent ainsi leur stratagème de fraude le plus réaliste possible.

  • Sur votre site et ceux de réseautage social, limitez l’information susceptible de mettre en péril la confidentialité de vos activités, de vos employés et de vos procédures. La diffusion des rôles, des responsabilités et des tâches des employés, associée à leurs noms et coordonnées, peut servir à étoffer un scénario de fraude. Il en va de même pour la diffusion des coordonnées bancaires de l’entreprise.

5. Reconnaître les courriels d’hameçonnage

Les fraudeurs empruntent souvent les couleurs et le logo des institutions financières pour commettre leurs méfaits.

Voici quelques indices vous permettant de reconnaître un courriel frauduleux :

  • On vous incite à poser un geste rapide en misant sur l’urgence.
  • On affirme qu’un problème est survenu dans votre compte.
  • On vous laisse croire que vous avez fait un profit ou obtenu un avantage que vous n’attendiez pas.

En présence de l’un de ces indices, ne cliquez pas sur le lien, n’ouvrez pas les pièces jointes et supprimez le courriel. Pour confirmer la validité d’un courriel sur lequel vous avez des doutes, communiquez plutôt avec l’institution financière aux coordonnées officielles que vous obtiendrez d’autres sources que ce courriel ou message téléphonique.

6. Sécuriser vos appareils informatiques

Des logiciels de sécurité pour les ordinateurs et appareils mobiles réduisent les risques d’infection par un virus ou par un logiciel malveillant. Assurez-vous qu’ils sont mis à jour régulièrement, tout comme les systèmes d’exploitation et l’ensemble des logiciels et applications utilisés.

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